Komunikacja,  Praca Zdalna

Jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką?

Cześć, mam nadzieję, że jesteś gotowa na małą dawkę czarnego humoru w postaci mojego dzisiejszego wpisu.

Dzisiaj chciałam przedstawić Ci kilka przemyśleń na temat z jakim ostatnio miałam nieprzyjemność się zmierzyć. Mowa o potencjalnych klientkach, które nie tylko zmarnowały mój (i swój) czas, ale też przysporzyły mi kilku kłopotów już na samym wstępie – jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Jeśli jesteś ciekawa jak nie rozpoczynać współpracy z wirtualną asystentką, zapraszam Cię do lektury.

(Wpis ten powstał w oparciu o moje doświadczenia z potencjalnymi klientkami na przestrzeni ostatnich kilku miesięcy i jest wyłącznie moją subiektywna oceną minionych zdarzeń.)

jak-nie-rozpoczynac-wspolpracy-z-wa-kasia-borkow

1. Nieodpowiadanie na umówioną wcześniej konsultację

To mój faworyt. Pracuję przez internet i jeśli chodzi o konsultacje to przewiduję 15 minut wstępnej rozmowy z potencjalnymi klientkami (jeśli oczywiście tego potrzebują). Taka wstępna rozmowa pomaga mi ocenić czy i ja chciałabym się podjąć współpracy z daną osobą, ukazuje szereg problemów z jakimi miałabym się zmierzyć i pozwala mi wyrobić pierwsze wrażenie o danej osobie.

Niestety spotkałam się kilkukrotnie z sytuacją w której po drugiej stronie nikt nie odpowiadał na moje połączenie. Jak najbardziej w porządku odbieram sytuacje, gdy nawet chwilę przed spotkaniem dostaję maila, czy wiadomość, że druga osoba nie da rady, ale jeśli brak jest jakiegokolwiek odzewu, a ja zmarnowałam swój czas – nie podejmuję się współpracy z taką potencjalną klientką w przyszłości.

2. Niekończąca się wymiana maili

Po każdej konsultacji jaką przeprowadzam wysyłam mailem niezbędne dokumenty oraz wszystkie informacje, jakie uzgodniłyśmy podczas danego spotkania. Zawsze również jestem otwarta na każdego rodzaju pytania dotyczące współpracy (więcej informacji – lepsza jakość pracy ).

Są jednak sytuacje, gdy klientka zdaje się nie czytać załączników ani wiadomości ode mnie i ciągle pyta o to samo. Każda wiadomość wygląda wtedy jak zlepek myśli wyrwanych z kontekstu i czasem ciężko domyślić się o co w ogóle chodzi. Wydaje mi się wtedy, że taka osoba nie taktuje mnie poważnie i nie ukrywam nie jest to miłe doświadczenie. Nie najlepszy sposób na rozpoczęcie współpracy, prawda?

3. Nie odpowiadanie na maile

Czasem zdarza się, że klientka pisze do mnie ze sprawą, która jest na dzisiaj albo na wczoraj i musi być koniecznie zrobiona JUŻ. Ja zawsze tłumaczę jaki mam system pracy (umowa, płatność i dopiero praca) klientka pisze, że tak oczywiście zaraz wszystko odeśle i zapłaci, że to nie problem, po czym następuje CISZA.

Następnie po kilku dniach wraca i oczekuje rzucenia wszystkich moich spraw i innych zobowiązań, bo przecież sprawa była bardzo pilna. W takich przypadkach zawsze odsyłam do warunków pracy, które znajdują się w umowie. Zamówioną pracę wykonuję i zwykle nie podejmuję się kolejnych wyzwań.

4. Oczekiwanie pracy za darmo

Wydaje mi się, że jest to problem nie tylko w mojej branży ale ogólnie w usługach. Zawsze znajdą się klienci, który oczekują, że część lub cała praca zostanie wykonana za darmo.

Myślę, że w pewnych, jasno określonych sytuacjach (np. zadanie testowe w procesie rekrutacji) jest to rozwiązanie całkiem w porządku. Spotkałam się jednak z podejściem jednej z firm: zrób to dla nas i dodaj sobie do portfolio, bo praca z nami to prestiż. No cóż, żaden prestiż to nie był, a i późniejszej współpracy z tego też nie było, a niesmak pozostał.

5. Szukanie specjalisty w cenie wirtualnej asystentki

Zdarza się, że klienci szukają specjalisty w danej dziedzinie (programisty, specjalisty od strategii, budowania marki, reklam czy copywritera) próbują zadania typowe dla danej dziedziny zlecać wirtualnej asystentce.

I tutaj nie powinnam nawet nic dodawać, bo jeśli ktoś szuka oszczędności to niestety usługi specjalistyczne nie będą wykonane tak, jakby zrobił to specjalista. (Chyba, że wirtualna asystentka specjalizuje się w danej dziedzinie, ale to tez inny temat). Później niestety takie osoby nie są zadowolone z wirtualnych asystentek ogólnie i podchodzą negatywnie do kolejnych asystentek.

6. Dokładanie kolejnych zadań do umówionej współpracy

Umawiam się z klientką na dany zakres prac (projekt), który obejmuje dokładnie wyznaczone zadania do wykonania. Następnie po jakimś czasie lub podczas sprawdzania mojej pracy dorzuca ona kolejne zadania do listy tłumacząc, że np. to i to przydałoby się jeszcze aby wyczerpać temat. W takiej sytuacji zawsze wysyłam aneks do umowy ze zwiększonym zakresem pracy i dodatkową wyceną usług. Nagle okazuje się, że te dodatki wcale nie były tak ważne i pilne jak mogłoby się wydawać i że tak naprawdę, to nie muszą być one zawarte w końcowej wersji projektu.

7. Oczekiwanie rozpoczęcia pracy przed uregulowaniem umów i płatności

Ten punkt to takie troszkę zmieszanie wcześniejszych punktów. Klientka jeszcze nie odesłała podpisanej umowy i nie dokonała płatności, a już zasypuje mnie mailami typu to i to zadanie do wykonania. I koniecznie Kasia sprawdź dzisiaj to co Ci wysłałam, bo to potrzebne do tego projektu, a tam masz link do jakiegoś webinaru, w którym coś mi się tam spodobało i chcę mieć u siebie itp. Nie pomaga powtarzanie, że za pracę zabieram się dopiero po dokonaniu formalności. Dopiero kiedy na każdy mail odpowiadam ta samą formułką po jakimś czasie moje wiadomości trafiają do świadomości, chociaż czasem i to nie pomaga.

Podsumowanie

Pamiętaj NIE rozpoczynaj delegowania zadań, jeśli: – nie wiesz, co możesz oddelegować, – nie chcesz delegować swoich zadań (syndrom Zosi Samosi), – nie masz określonego budżetu na taka współpracę, – oczekujesz pracy „za darmo”, – zwlekasz z komunikacją i nie dotrzymujesz terminów, ale oczekujesz wykonania pracy na już. Jeśli rozważasz w przyszłości współpracę z wirtualną asystentką, zapraszam Cię do pobrania bezpłatnego mini poradnika: Jak zacząć delegować obowiązki wirtualnej asystentce? W którym to opisuję 9 prostych kroków, dzięki którym zaczniesz delegować swoje obowiązki wirtualnej asystentce już dziś. Po przeczytaniu poradnika unikniesz opisanych przeze mnie błędów a sama współpraca i delegowanie zadań będzie dla Ciebie wartościowym doświadczeniem. Mini poradnik możesz pobrać klikając w obrazek poniżej.

Może w Twoim biznesie miałaś podobne sytuacje, w których rozpoczęcie współpracy z klientką nie było pozytywnym doświadczeniem? Jak wybrnęłaś z tej sytuacji? Daj mi znać, chętnie się tego dowiem.

Pozdrawiam, Kasia

Pracuję jako wirtualna asystentka. Wdrażam w życie plany przedsiębiorczych Kobiet i pomagam osiągać ich zawodowe cele. Moja praca to nie tylko odhaczanie kolejnych zadań z listy. To przede wszystkim czynny udział w codziennym biznesie moich Klientek. Pokazuję, że praca wirtualnej asystentki może być fajnym sposobem na życie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *