Case study: 6 miesięcy pracy jako wirtualna asystentka – czy naprawdę warto?

Praca wirtualna asystentka – podsumowanie po sześciu miesiącach pracy zdalnej. Z tego wpisu dowiesz się, czy opłacało mi się rozpocząć pracę jako wirtualna asystentka.

(Ten wpis na blogu powstał 12 maja 2018 roku i od tamtej pory wiele się zmieniło 😉 mój biznes się rozrósł i dziś pomagam innym rozwijać się, jako wirtualna asystentka. Sama specjalizuję się w optymalizacji biznesu online i dzięki ten specjalizacji mogę pisać tego bloga.)

---

Cześć, dzisiaj chciałabym opowiedzieć Ci co nieco o moich wnioskach z pracy jako wirtualna asystentka. Właśnie klika dni temu mięło pół roku, odkąd pracuję w taki sposób. Pomyślałam, że to świetna okazja, aby napisać kilka słów o moich odczuciach z pracy zdalnej.

Co pomyślałaś sobie, kiedy pierwszy raz usłyszałaś słowo wirtualna asystentka? Czy jakieś konkretne działania od razu przyszły Ci na myśl, czy poczułaś, że nie masz pojęcia kim tak dokładnie jest wirtualna asystentka i czym może się zajmować?

Bo wiesz, kiedy ja pierwszy raz usłyszałam, że istnieją wirtualne asystentki pomyślałam sobie WOW – chcę być jedną z nich – to coś dla mnie! I mimo tego, że wtedy to był ostatni tydzień mojej pracy w biurze, miałam ogromny (no dobrze przesadzam, nie aż tak ogromny ale duży) brzuch i za miesiąc termin porodu postanowiłam, że muszę zrobić wszystko aby spróbować zostać wirtualną asystentką.

I choć wtedy mnie maiłam jeszcze pojęcia jak praca wirtualnej asystentki będzie wyglądać, gdzie znajdę klientki i czy w ogóle uda mi się osiągnąć taki cel z małym dzieckiem u boku, wiedziałam jedno – że jeśli nie spróbuję będę tego żałować.
Przeszłam długą drogę od asystentki do wirtualnej asystentki. Musiałam nauczyć się wielu rzeczy, o których nie miałam pojęcia, bo chociaż podstawy asystenckie miałam – cała strona online prowadzenia biznesu to była dla mnie czarna magia.

Czy było warto zacząć tę nową przygodę? Czy mi się to opłaciło? Odpowiedź na te pytania znajdziesz poniżej. To co, zaczynamy?

1. Mój cel pracy jako wirtualna asystentka

Chciałam pracować w domu i zarobić tyle ile mogłabym zarobić pracując na pół etatu w biurze. Jednocześnie chciałam spędzać czas z moją córeczką i spełniać się jako mama. Wyznaczyłam sobie sztywne ramy zarobków i dałam sobie pół roku na to, aby sprawdzić, czy uda mi się tą założoną kwotę zarobić.

Na początku wcale nie było kolorowo. Martwiłam się czy jestem wystarczająco dobra, czy nadaję się do takiej pracy i czy znajdę klientów. Minęło trochę czasu zanim nabrałam pewności siebie i świadomości w czym jestem świetna.

Po tych 6 miesiącach muszę Ci się przyznać, że spełniłam swoje oczekiwania finansowe, a nawet przez ostatnie dwa miesiące zarobiłam nieco więcej (co oczywiście uznaję za duży plus ). Czyli podsumowując -zrealizowałam swój cel. Żeby nie było tak idealnie nie wszystkie założenia udało mi się zrealizować (na nich skupię się w drugiej połowie roku) i mimo wszystko popełniłam kilka błędów, ale o nich opowiem w innym wpisie.

Dlaczego o tym wszystkim piszę? Dlaczego dzielę się takimi informacjami?

Chcę Ci pokazać, że każdy ma wątpliwości – jeśli rozwija się swój biznes to jest ich wyjątkowo dużo, a cała droga jaką musisz przejść to sinusoida – nie linia prosta.

Kiedyś uważałam, że nie nadaję się do biznesu i nie wierzyłam, że mogę zbudować coś na czym będę mogła zarobić (typowe myślenie ja? biznes? nie, chyba się do tego nie nadaję, na pewno się nie nadaję). Najlepiej będzie mi na etacie, bezpiecznie, wygodnie. Nawet jeśli wtedy etat oznaczałby dodatkowe godziny, które spędziłabym na dojazdach i zaprowadzaniu i odbieraniu Młodej ze żłobka.

Ostatecznie po przeprowadzeniu bilansu zysków i strat postawiłam wszystko na jedną kartę i postanowiłam, że jeśli po pół roku nie uda mi się rozkręcić mojej działalności tak jak bym chciała – będę szukać pracy na etacie.
Dzisiaj jestem dumna z tego co mam, wszystko co stworzyłam jest moje od a do z. Poświęciłam swój czas na naukę, na wdrażanie nowych pomysłów, na pisanie tekstów (co na początku było dla mnie męką). Często nie spałam (i dalej nie śpię) po nocach, ale czuję się spełniona, bo wiem, że to co robię ma sens i dla moich Klientek naprawdę robi różnicę.

https://kasiaborkow.pl/blog/start-wirtualna-asystentka/

2. Co mi dała praca wirtualnej asystentki przez ostatnie pół roku?

W swoim modelu biznesowym ogólnie stawiam na naukę i rozwój i to jest dla mnie bardzo ważne.
Już na samym początku swojej pracy określiłam to ile godzin mogę pracować i ile Klientek przyjąć. I twardo się tych postanowień trzymam, nawet jeśli muszę odmawiać współpracy.
Przez to, że biorę udział w różnych kursach online, zdobywam nowe doświadczenia i ciągle się rozwijam. Opanowałam dużo nowych umiejętności i dzięki temu mogę coraz więcej oferować moim Klientkom. Co nieco w tym temacie, czyli jak zmienił się zakres moich usług w ciągu 6 miesięcy opowiem Ci w osobnym wpisie.

10 rzeczy, których nauczyłam się przez pierwsze pół roku prowadzenia biznesu:

Dzisiaj chciałabym skupić się na nauce, która wynika z prowadzenia biznesu.

• Kieruj się intuicją. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości i głos w głowie podpowiada Ci, że decyzja jaką podejmujesz może być zła – na pewno tak jest.
• Daj sobie prawo do zmiany zdania. Nie musisz tłumaczyć się ze swoich decyzji, ale jeśli czujesz, że Twój punkt widzenia się zmienił, lub zobaczyłaś temat z innej perspektywy – powiedz o tym głośno.
• Słuchaj starszych i mądrzejszych od siebie. Podpatruję osoby, które moim zdaniem prowadzą biznesy z głową i staram się brać z nich przykład i analizować ich działania.
• Autentyczność to podstawa. Nigdy nie udaję kogoś kim nie jestem, dlatego, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a jeśli już na początku udaje się kogoś kim się nie jest – nie wróży to dobrze na przyszłość.
• Komunikacja jest najważniejsza. O komunikacji będę mówić do znudzenia najważniejsza i już 
• Kieruj się jakością, nie ilością. Czy to w pracy, czy w relacjach z innymi ludźmi, czy to produkowaniu treści kieruję się zasadą lepiej mniej, ale bardziej wartościowo.
• Otaczaj się ludźmi, którzy mają podobne podejście do życia. Staram się współpracować z Klientkami, które mają podobny flow pracują w moim stylu.
• Sprawdzaj Klientów / Klientki. Przed rozpoczęciem współpracy czy konsultacji zawsze robię research i sprawdzam kim są osoby, które się ze mną kontaktują.
• Szanuj swój czas. To jest punkt, nad którym wciąż pracuję. Staram się oddzielać czas pracy od życia rodzinnego, choć czasem podczas pracy w domu jest to trudne.
• Jeśli coś Ci się nie uda, wyciągnij wnioski i idź dalej. Kiedyś bardzo bałam się porażki, ale dziś wiem już jak sobie z nią poradzić. Prawda jest taka, że ludzie zapominają, że coś Ci nie wyszło, bo każdy żyje swoim życiem. Wystarczy więc, że wyciągniesz wnioski z porażki i następnym razem zrobisz coś lepiej.

Stworzenie i posiadanie takiej listy zasad pomaga mi regulować i oceniać moją pracę. Jest również bardzo pomocne, jeśli się nad czymś zastanawiam i szukam rozwiązania. Polecam i Tobie stworzyć coś podobnego – na pewno dzięki takim zasadom będzie Ci łatwiej i tych cięższych chwilach 

3. Jak wygląda praca wirtualnej asystentki?

Uchylę trochę rąbka tajemnicy i opowiem CI co nieco o tym JAK pracuję. Ogólnie wszystkie moje działania podzielone są na 3 strefy pracy:
– miesięczną,
– tygodniową,
– dzienną.

Do każdej z powyższych sekcji mam dopasowane poszczególne działania tak, żeby umiejscowić je odpowiednio w czasie i aby były one zsynchronizowane ze sobą (często zadania z różnych sekcji się ze sobą przeplatają).

O dziwo dużą częścią mojej pracy jest kontakt z ludźmi. Mogłoby wydawać się to dziwne, ponieważ pracuję wirtualnie. Tak to prawda, ale mimo wszystkie sprawy i tak musimy „obgadać” więc często korzystamy z różnych komunikatorów, wideo rozmów, telefonów czy maili. (Więc jeśli nie lubisz kontaktu z ludźmi a rozważasz pracę w charakterze wirtualnej asystentki – dobrze się zastanów ).

Wracając do struktury pracy wygląda ona następująco:

• praca miesięczna – to wszystkie działania stałe, które wykonuję dla Klientek co miesiąc. Wiedząc, że mam określoną ilość prac do wykonania w miesiącu mogę je sobie zaplanować z góry i nie muszę sobie zaprzątać nimi głowy. Są to wszystkie cykliczne zadania takie jak: update programów, zakończenie miesiąca czy rozpoczęcie nowego;
• praca tygodniowa – to wszystkie działania, które omawiamy z Klientkami na wideo-konferencjach. Ja jestem fanką cyklicznych spotkań online z Klientkami podczas których możemy sobie przedyskutować nadchodzące prace. Zwykle staramy się planować działania przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem, dzięki czemu mam możliwość „osadzenia” poszczególnych zadań w czasie. Oczywiście zawsze planuję bufor czasowy około 40% mojego czasu pracy (dlaczego? Po pierwsze mam w domu Małą Kierowniczkę, której plan dnia jest czasem odmienny od mojego, a po drugie my, jako ludzie zawsze zakładamy, że jakieś działanie zajmie nam mniej czasu niż rzeczywiście jest potrzebne do jego wykonania.) Daje mi to poczucie bezpieczeństwa i większą kontrolę nad wszystkimi działaniami;
• praca dzienna – to wszystkie działania, które docelowo muszę wykonać w danym dniu. Jako że jestem zwolenniczką grupowania zadań i pracy w blokach czasowych – mam system, w którym rozdzielam każde zadanie na czynniki pierwsze, grupuję je między sobą, a następnie przypisuję je do poszczególnych pór dnia i dni w tygodniu.

Jak to działa w praktyce?

Podam Ci przykład, jak mniej więcej ja pracuje – mam np. 5 zadań od 3 różnych Klientek:

• stworzenie newslettera,
• dodanie wpisu blogowego,
• stworzenie reklam na Facebooku,
• opracowanie jednej strony PDF,
• przygotowanie posta na Facebooku i LinkedIn.

KROK 1 Oddzielam tekst, obraz, przygotowanie newslettera, reklamy, dodanie wpisów.
– w jednej grupie tworzę wszystkie teksty,
– w drugiej grupie przygotowuję grafiki,
KROK 2 Wysyłam do zatwierdzenia,
KROK 3 Tworzę szablon newslettera oraz szkice robocze wpisów i reklamy,
KROK 4 Po zatwierdzeniu grafik i tekstów uzupełniam wszystkie szablony, planuję godziny postów i gotowe 

Oczywiście wszystkie działania rozbijam sobie w czasie i pracuję zgodnie z zasadą pracy w blokach czasowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu czuję, że mam większą kontrolę nad tym, co mam wykonać 

Już wiesz, jaki był mój cel pracy jako wirtualna asystentka, wiesz czy ten cel osiągnęłam, wiesz jak wygląda moja praca a więc czas na podsumowanie i odpowiedź na pytanie

4. Pól roku minęło i co dalej?

Oczywiście pierwsze pół roku działalności jako wirtualna asystentka przyniosło mnóstwo nowych wyzwań i dużo pracy. Czasem było ciężko, ale mam już wypracowany fajny system i dlatego nie mam zamiaru wracać na etat i szukać „normalnej” pracy.

Jakie plany na najbliższe miesiące?

• Mam fajny zespół klientek, z którymi współpracuję,
• Chcę dzielić się swoją wiedzą i pomagać innym. Dlatego na blogu będą pojawiały się systematycznie nowe materiały 

Nigdzie się nie wybieram i obiecuję dawać Ci fajną treść i wskazówki, które możesz od razu wprowadzić do swojej pracy.

Kasia

P.S. Trochę już minęło czasu od napisania tego wpisu, jeśli jesteś ciekawa jak to z moją pracą jest obecnie przeczytaj ten wpis: Case study: dwa lata pracy jako wirtualna asystentka.