Praca Zdalna,  Przedsiębiorczość

15 korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką

Często słyszę od osób, które ciągle zastanawiają się nad współpracą z WA, jakie właściwie REALNE korzyści płyną z współpracy z wirtualną asystentką i dlaczego warto taką współpracę podjąć. Nie dziwię się, że takie pytania padają. Współpraca z wirtualną asystentką kosztuje, a wiadomo każdy w biznesie chce optymalizować swoje działania tak, żeby przynosiły jak najwięcej korzyści przy możliwie minimalnych nakładach kosztów.

Historia Klientki

Zanim jednak zacznę wymieniać Ci wszystkie korzyści pozwól, że opowiem Ci krótką historię o Pani Basi – jednej z moich pierwszych Klientek. Dzięki mojej pomocy zaczęła być bardziej efektywna i przestała pracować w wiecznym chaosie. (Ta historia jakiś czas temu pojawiła się w moim newsletterze i zainspirowała więcej osób do zmiany.)

Pani Basia zgłosiła się do mnie jakiś czas temu. Poszukiwała wsparcia wirtualnej asystentki, ale nie do końca umiała określić swoje potrzeby. Szybko okazało się również, że oprócz braku czasu na zadania, które mi zlecała, Pani Basia miała problemy z organizacją swoich własnych działań. Pracowała całymi dniami, ale często efekt jej prac był mizerny – zadania były niedokończone, przez co często blokowały moją pracę.

Przez swoje ciągłe podróże Pani Basia zwyczajnie nie miała czasu na odpowiednie zaplanowanie swoich działań, nie mówiąc nawet o wdrażaniu wielu nowych narzędzi w swoim dniu pracy. Zaczęłyśmy więc od wprowadzenia niewielkich zmian – krok po kroku:
– Opracowałyśmy 4 rodzaje najczęściej wykonywanych działań w jej biznesie, a następnie w Asanie stworzyłam jak najbardziej szczegółowe szablony projektów. Zależało nam, aby zadania podzielić na jak najmniejsze części składowe tak, by mogły być wykonane w ok 10 -15 minut i aby Pani Basia miała do nich dostęp nawet z telefonu.
– Uzgodniłyśmy cotygodniowe 20 – minutowe spotkania online, aby przedyskutować zadania na kolejny tydzień i omówić wykonanie zadań z bieżącego tygodnia a także nanieść potrzebne poprawki.
– Pani Basia stworzyła, a ja dopracowałam wzory maili do wysyłki dla osób zainteresowanych jej usługami i dla kontrahentów. Ja dodatkowo opracowałam system obsługi konta pocztowego (filtrowanie wiadomości, ustalanie priorytetów, przypisywanie wiadomości do konkretnych grup), dzięki czemu Pani Basia nie musiała tracić czasu na przeglądanie skrzynki mailowej.
Po około miesiącu Pani Basia zaczęła dostrzegać pierwsze pozytywne zmiany wynikające z naszych wspólnych działań (większy porządek w działaniach i mniejszy codzienny stres wynikający z zapomnienia o czymś). Dzisiaj po ponad pół roku od wprowadzenia tamtych zmian Pani Basia znacznie rozwinęła swój biznes, a to wszystko dzięki małym krokom, których osiągnięcie było bardziej prawdopodobne, zużyło mniej wyjściowej energii, a było bardziej efektywne.

1. Codzienne wsparcie działań.

Dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz część swoich działań delegować codziennie i nie musisz zamartwiać się, że o czymś zapomnisz i jakieś działanie nie zostanie przez Ciebie wykonane. Możesz odpuścić sobie wykonywanie zadań, które nie są dla Ciebie priorytetem i nie przynoszą Ci pieniędzy do Twojego biznesu.

Często jest tak, że zamiast przygotować nową ofertę dla Klienta, lub wybrać się na spotkanie networkingowe, albo zwyczajnie zamiast wyszukiwać nowych Klientów – zajmujesz się milionem mniejszych spraw, które są nieodzowną częścią codziennego prowadzenia biznesu. Przez takie właśnie rozdrabnianie się możesz odczuwać, że nie idziesz do przodu, tylko ciągle stoisz w miejscu, bo ciągle coś.

Współpracując z wirtualną asystentką te wszystkie „coś” w swoim biznesie możesz codziennie oddelegować i skupić się w 100% na tym, co jest dla Ciebie najważniejsze.

2. Odciążenie zadań technicznych.

Jest to punkt, który moje Klientki wprost uwielbiają i już tłumaczę Ci, dlaczego. Jeśli jesteś księgową, weterynarzem czy managerem restauracji nie musisz znać się na wszystkim. Jesteś świetna w swojej dziedzinie, bo na niej znasz się najlepiej. Jednak będąc przedsiębiorcą masz więcej obowiązków niż tylko Twoja podstawowa działalność. Od czasu do czasu zdarza się, że musisz opanować jakieś kwestie techniczne i nauczyć się czegoś zupełnie od podstaw.

Pół biedy, jeśli różne techniczne zagadnienia łapiesz w mig i nie masz z nimi zbyt dużego problemu. Jeśli jednak jesteś na bakier z technologią i każda nowość przyprawia Cię o ból głowy – pomoc wirtualnej asystentki będzie strzałem w 10!

Nie oszukujmy się –  wiem doskonale, że często nie masz czasu na to, aby uczyć się technicznych kwestii takich jak np. wysyłanie newslettera, tworzenie stron lądowania, automatyzacji mailowych, dokonywanie zmian na stronie, dodawanie wpisów na blogu czy konfigurację botów. Ba czasem nawet nie masz czasu uczyć się nowych regułek w excelu czy zajmować się przygotowaniem slajdów. Waśnie w takich kwestiach wsparcie wirtualnej asystentki jest nieocenione – możesz przygotować tekst, na kartce rozrysować co, jak i gdzie ma wyglądać, a całą resztą zajmie się Twoja wirtualna prawa ręka.

3. Zdobywanie nowych Klientów.

Biznes to biznes i nawet najlepszy pomysł i plan nie będą miały racji bytu, jeśli nie będzie w nim płacących Klientów. Przyciągnięcie do siebie ludzi to jedno, ale zamiana ich Klientów to już zupełnie inna kwestia.

W zależności od branży i od rodzaju oferowanych produktów i usług proces zdobycia Klienta znacznie się między sobą różni. Jest jednak jeden wspólny mianownik, który łączy wszystkie biznesy – czas. Żeby zdobyć Klientów musisz mieć czas na to, aby ich pozyskać. Jeśli będziesz rozpraszała swoją uwagę i zajmowała się sprawami, które w sposób bezpośredni nie przyczynią się do zdobywania nowych Klientów – możesz być na równi pochyłej, z której będzie Ci bardzo ciężko z powrotem złapać równowagę.

Dlatego dzięki wsparciu wirtualnej asystentki możesz zrzucić ze swoich barek ciężar mniej ważnych zadań i skupić się na działaniach, które bezpośrednio przełożą się na Twoje zarobki i zwiększenie dochodu Twojej firmy.

4. Lepsza organizacja pracy.

Oddając część swoich zadań wirtualnej asystentce możesz oddać zadania, które są u Ciebie czynnikiem aktywującym prokrastynacje. A z odrobiną samozaparcia wyrobić sobie nowe nawyki pracy i lepiej się zorganizować.

Może okazać się, że to wirtualna asystentka może sprawdzać Twoją pocztę każdego poranka przekazując Ci zadania, które są dla Ciebie rzeczywiście niezbędne. Tak samo z mediami społecznościowymi, czy wszystkimi innymi sprawami, które pełnią u Ciebie rolę rozpraszacza i zaburzają Twoją organizację pracy.

5. Większy prestiż.

W pewnych kręgach i w nielicznych branżach współpraca z asystentką podnosi prestiż firmy. Szczególnie, kiedy jest to mała jednoosobowa działalność, która na przykład konkuruje o zlecenia z dużo większymi od siebie firmami.

Zdarza się również tak, że pracy nie ma aż tyle, aby w biurze/recepcji czy gabinecie zatrudniać personalną asystentkę, ale przydałaby się wsparcie w takiej właśnie formie. W takim przypadku również wirtualna asystentka zwiększa prestiż danego miejsca.

6. Pomoc w rozwoju biznesu.

Jeśli prowadzisz swój biznes doskonale wiesz, że każda pomoc jest na wagę złota, a czas nie jest z gumy więc trzeba wybierać zadania do wykonania i skupiać się na tym, co zarabia i przynosi realne korzyści dla biznesu.

Aby rozwinąć swój biznes szybciej niż gdybyś miała robić to w pojedynkę – warto zatrudnić wirtualną asystentkę. Możesz zlecić zadania/ projekty czy obszary, w których Ty nie czujesz się najlepiej, lub najzwyczajniej w świecie takie, których nie chcesz robić.

W zależności od tego w czym specjalizuje się Twoja wirtualna asystentka – możesz wykorzystać jej umiejętności i oszczędzić swój czas i pieniądze na naukę takich umiejętności. I pomimo tego, że nie będziesz się zajmowała jakimiś obszarami Twojego biznesu – będzie on ciągle i stale się rozwijał.

7. Możliwość wyboru utalentowanej asystentki.

Mamy wolny rynek I możliwość wyboru dóbr i usług, z których chcemy skorzystać. Tak samo jest w przypadku współpracy z wirtualną asystentką. Spośród wielu kandydatek możesz wybrać tą idealną, która będzie spełniała wszystkie Twoje warunki, a do tego będzie osoba, z którą stworzysz swój dreamteam.

Wirtualne asystentki to młoda i dynamiczna branża. Przeważają chęć rozwoju i zapewnianie jak najlepszych jakościowo usług. To świetny czas dla przedsiębiorcy, który chce wybrać wirtualną asystentkę dla siebie.

Dlaczego? Jak już wspominałam wiele asystentek ciągle się rozwija, chodzi na kursy i szkolenia. Wirtualne asystentki mają często doświadczenie w pracy biurowej lub innej specjalizacji przydatnej podczas prowadzenia małego biznesu. Dodatkowo zapewniają wysoką jakość usług za atrakcyjną stawkę w pakiecie z doświadczeniem, którego nie zdobędziesz nigdzie indziej.

8. Oszczędność czasu i pieniędzy.

Prowadząc swój biznes często brakuje dnia, żeby skończyć wszystkie zadania z listy do zrobienia. Nie ważne czy poświęcisz na ich wykonanie 2, 5 czy 10 godzin – zawsze zostanie coś dodatkowego do wykonania.

Kiedy zdecydujesz się na współpracę z wirtualną asystentką oszczędzisz swój czas – zlecając zadania wirtualna asystentka oddaje Ci swój czas do wykorzystania, czyli Ty możesz w tym czasie wykonać zupełnie inne zadania, spędzić czas z rodziną, czy po prostu się zrelaksować.

Oszczędność pieniędzy – wirtualnej asystentce płacisz tylko za wykonanie zadań lub za przepracowane godziny. Jest to bardzo duża oszczędność – jeśli do takiej samej pracy miałabyś zatrudnić stacjonarną asystentkę – musiałabyś zapłacić jej dzienną stawkę niezależnie od tego, czy zadań do wykonania miałaby na godzinę czy na 5.

9. Skupienie na działaniu.

Wiedząc, że masz wsparcie swoich działań możesz w 100% skupić się na tym, co robisz. Nie musisz robić kilku rzeczy na raz. Zamiast ciągle z tylu głowy m myśleć o stu innych sprawach możesz poświęcić swoją uwagę na kluczowe dla Twojego biznesu obszary działalności.

Powiem Ci coś zupełnie szczerze – multitasking jest przereklamowany – serio! Nie możesz być w stu procentach efektywna i skupiona na działaniu, jeśli robisz pięć rzeczy na raz.

Fakt, są zadania, które można sobie zgrupować i wykonywać je w tych samych blokach czasowych, ale to nie jest tak, że w tym samym czasie możesz np. słuchać podcastów, pisać teksty, rozmawiać przez telefon i gotować obiad, a dodatkowo jeszcze obsługiwać Klientów.

10. Większa elastyczność działań.

Wirtualna asystentka lepiej niż asystentka stacjonarna może dopasować swoje godziny pracy do Twoich potrzeb. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie szczególnie wtedy – kiedy np. prowadzisz popołudniowe/ wieczorne webinary czy live’y na Facebooku.

Jeśli potrzebujesz wsparcia np. w konkretne dni tygodnia lub z góry narzucone godziny różniące się od standardowych godzin pracy (9-17) możesz znaleźć wirtualną asystentkę, która będzie dostępna w czasie przez Ciebie określonym.

Dodatkowo elastyczne godziny pracy to np. praca wieczorem – możesz wtedy zarządzić wprowadzenie zmian na stronie, zmiany linków, formularzy zapisu na newsletter itp.

11. Poprawa komunikacji/ widoczności w mediach społecznościowych.

Kiedy masz osobę do pomocy możesz więcej czasu poświęcić na działania marketingowe w tym działania w mediach społecznościowych.

Możesz skupić się na stworzeniu ciekawych, przyciągających treści, zlecając wirtualne asystentce ich przygotowanie, „złożenie w całość” i zaplanowanie ich publikacji.

Kiedy Twoja asystentka wykonuje inne zlecone zadania, Ty masz czas, aby np. nawiązać większe i lepsze relacje z Twoimi potencjalnymi Klientami odpowiadając na komentarze czy wiadomości prywatne.

12. Gwarancja poufności.

Wirtualna asystentka na początku współpracy podpisze z Tobą umowę o poufności. Będziesz dzięki niej miała pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane w 100 % poufnie.

Pamiętaj o tym, żeby chronić swój biznes i podpisać przede wszystkim umowę współpracy, a następnie umowę o poufności.

Nawet nie wiesz, jak często słyszę, że Klienci nie podpisują ze swoimi asystentkami umów współpracy – nie mówiąc już o umowie dotyczącej poufności właśnie.

Często również umowa o poufności będzie punktem w umowie współpracy więc warto na to zwrócić uwagę.

13. Możliwość skalowania I automatyzacji biznesu.

Rozpoczynając współpracę z wirtualną asystentką kupujesz czas, którego Tobie z różnych powodów brakuje. Dzięki wsparciu możesz na przykład rozpocząć skalowanie swojego biznesu i wprowadzić do swojej oferty nowe produkty (np. produkty elektroniczne) lub dodatkowe usługi.

Jeśli zatrudniłaś wirtualną asystentkę, aby zyskać więcej czasu – możesz zautomatyzować część swoich działań – zapisy na newsletter, automatyzacje mailowe, możliwość automatycznych konsultacji, boty, sklep internetowy itp.

14. Profesjonalna obsługa Klienta.

Możesz praktycznie całkowicie oddelegować obsługę Klienta swojej wirtualnej asystentce. Na początek stwórz wzory e-maili na najczęściej zadawane pytania i przekaż je swojej asystentce.

Opracujcie system, w którym jasno określisz w jaki sposób i w jakim języku Twoja wirtualna asystentka ma komunikować się z potencjalnymi Klientami, a także, gdzie może szukać odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania zadawane przez Klientów.

Ustalcie w jakich sytuacjach to Ty powinnaś zająć się potencjalnym Klientem, a kiedy w zupełności wystarczy, żeby to wirtualna asystentka zajęła się komunikacją.

15. Wzmocnienie słabszych obszarów biznesu.

Jesteś przedsiębiorcą i znasz się na wielu kwestiach, ale nie możliwe jest żebyś znała się na wszystkim. To naturalne.

Wirtualna asystentka jest również specjalistką w swoich dziedzinach więc może wesprzeć Twoje działania w obszarach, w których nie jesteś najlepsza.

Jeśli jakieś obszary Twojej firmy nie działają w 100% – wirtualna asystentka może pomóc Ci je usprawnić. Wiele wirtualnych asystentek jest również specjalistkami np. od mediów społecznościowych, obsługi Klienta, marketingu, WordPressa itp.

Podsumowanie

Przedstawiłam Ci 15 powodów, dla których warto zatrudnić wirtualną asystentkę i mam nadzieję, że przekonałam Cię do tego, że warto delegować obowiązki.

Szczególnie wtedy, kiedy chcesz rozwinąć swój biznes, zaczynasz pracować więcej i masz coraz więcej zadań do zrobienia. Doba staje się krótsza a liczba zadań ciągle rośnie.

Żeby mieć energię na działania, które przyniosą nowych Klientów dla Twojego biznesu – postaw na rozsądne ustalanie priorytetów i delegowanie obowiązków, które mają mniejszy ROI. W taki sposób Ty zajmiesz się tym, co robisz najlepiej, a wirtualna asystentka zadba o całą resztę.

Jeśli ten wpis Ci się spodobał – daj mi znać  Będę wiedziała, że czytasz moje artykuły i dasz mi kopa do działania!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *