Automatyczne umawianie konsultacji w Calendly

Jeśli prowadzisz biznes usługowy, którego głównym filarem jest praca z klientami (online czy offline), na pewno miałaś w którymś momencie problem z opanowaniem wszystkich terminów, numerów telefonów, potwierdzeń, zaproszeń itd.

Jak sobie z tym problemem poradzić, kiedy masz coraz więcej klientów, ilość maili narasta lawinowo, a w Tobie rośnie frustracja, bo zajmujesz się odpisywaniem na maile zamiast swoją docelową pracą?

Zachęcam Cię do skorzystania z opcji zautomatyzowania konsultacji, bonusowych sesji, czy sesji coachingowych (jeśli masz takie w swojej ofercie). Ogromną zaletą takiego kroku jest  duża oszczędność czasu. Nie będziesz musiała myśleć nad tym, z kim masz się jeszcze umówić, a z kim dograć termin spotkań. Po zautomatyzowaniu i ustawieniu wszystkich opcji to wszystko będzie działo się bez Twojego udziału, a Ty sama dostaniesz jednego maila, z informacją o danym spotkaniu (i wszystkie inne ważne dane dotyczące tego spotkania znajdziesz w tym jednym mailu).

Uwaga na początek – na pierwsze 2 tygodnie dostajesz w Calendly opcję premium, która po 14 dniach wygasa. Połączenie Calendly z Zoom’em jest dostępne w płatnej opcji. Masz czas na sprawdzenie tej opcji, a potem płacisz za nią 8 dolarów. To naprawdę dobra cena za tak dużą oszczędność czasu 😉

Aby taki układ wprowadzić w życie, potrzebujesz 3 narzędzi:

  • adres mailowy – będziesz musiała potwierdzić założenie konta,
  • konto w Calendly – programie do automatycznego zamawiania konsultacji,
  • konto w Zoom – programie do przeprowadzania telekonferencji (jesli spotykasz się online z klientami).

Fajnie jeśli np. korzystasz z Gsuite (płatna usługa od Google), bo będziesz mogła sobie wtedy podpiąć googlowski kalendarz pod konto w Calendly i wtedy powiadomienie o spotkaniu zostanie zapisane w Twoim kalendarzu.

Ok, teraz krok po kroku pokażę Ci, jak to zrobić 😉

Krok 1 Adres e-mail

Zakładamy na potrzeby tego postu, że masz założony adres e-mail na swojej domenie, czyli e-mail ma końcówkę @twojadomena.pl, tak, jak np. u mnie kasia@kasiaborkow.pl. Oczywiście istnieje możliwość, być założyła sobie konto w Calendly z maila np. od Gmaila, tylko zastanów się proszę, co na to RODO (w darmowej opcji Google skanuje nasze maile i nie chroni prywatności w sposób, który umożliwiałby korzystanie z jego narzędzi w biznesie).

Krok 2 Konfiguracja konta w Calendly

Do założenia konta będzie Ci potrzebny adres e-mail. Sam proces rejestracji jest w miarę standardowy i bez problemu powinnaś przez niego przejść. Po przejściu procesu rejestracji konta powinnaś się zalogować i Twoim oczom ukażę się taki oto startowy kokpit:

Calendly kokpit startowy
Kokpit Calendly – widok po zalogowaniu.

Aby zmienić swoje dane i zdjęcie przejdź do opcji ustawienia konta klikając w Account -> Account Settings. Możesz w tym miejscu zmienić swoje dane tak jak: zdjęcie, imię, wiadomość powitalną, język (niestety polskiego brak), strefę czasową:

W ustawieniach konta możesz zmienić swoje dane.

Po dokonaniu zmian w pulpicie powinnaś zauważyć różnicę – jak na zdjęciu poniżej:

Zmiana wyświetlanego zdjęcia.

Przechodzimy więc do ustawienia pierwszego kalendarza. Wybierz, który z nich chcesz edytować, a następnie kliknij zebatkę, by rozwinąć dostępne opcje.

Zębatka to ikonka, która znajduje się w prawym górnym rogu kalendarza.
Możesz zmienić wszystkie dostępne powyżej opcje.

Po otworzeniu edycji kalendarza możesz zmienić w nim opcje takie jak:

  • opis spotkania,
  • dostępność (daty, godziny),
  • pytania wstępne,
  • notyfikacje mailowe,
  • stronę z potwierdzeniem,
  • płatności (tylko przez paypal i w dolarach, więc raczej opcja nie dla nas).

Aby zmienić poszczególne elementy, klikasz w poszczególny box z danymi i zmieniasz je pod swoje wymogi. Sprawdź poniżej, jak to wygląda.

Opis spotkania

Wprowadź zmiany w opisie spotkania.

Dostępność

Wprowadź zmiany w dostępności spotkania.

Pytania wstępne

Wprowadź zmiany w pytaniach wstępnych spotkania.

Potwierdzenie spotkania

Wprowadź zmiany w opcji potwierdzenia spotkania.

Kiedy już wszystko ustawisz możesz przejść do połączenia Calendly z jeszcze jednym narzędziem – Zoomem.

Krok 3 Integracja Calendly – Zoom

Zoom jest bezpłatnym narzędziem do telekonferencji. W wersji bezpłatnej masz nieograniczone spotkania 1:1 oraz webinary dla 100 osób do 40 minut bezpłatnie. Tyle wystarczy, by podpiąć Calendly do konsultacji i cieszyć się odzyskanym czasem.

Załóż konto lub zaloguj się do swojego Zoom’a. Konto jest bezpłatne, potrzebujesz swojego adresu e-mail Powinnaś mieć przed sobą taki oto widok kokpitu:

Widok kokpitu w Zoom

Następnie przechodzimy do Calendly i w edycji spotkania klikamy w location i wybieramy zoom. Następnie powinien Ci się wyświetlić komunikat, że zoom jest niezintegrowany (jak poniżej):

Informacja o braku integracji (jeszcze).

Aby sparować oba narzędzia, klikasz zoom integration page. Następnie kolejny przycisk connect zoom. Tym kliknięciem otworzysz okienko do integracji. Musisz wstępnie zatwierdzić, że zoom może:

  • przeglądać spotkania bieżącego użytkownika i zarządzać nimi,
  • zobaczyć spotkania bieżącego użytkownika,
  • wyświetlić informacje o profilu bieżącego użytkownika.

Kliknij pre-approve, a potem authorize. Pamiętaj, by być zalogowanym na odpowiednim koncie w zoom, kiedy to robisz 😉

Połącz zoom z kontem w Calendly.
Autoryzuj integrację.
Połączenie gotowe!

Automatyzacja została ustawiona, więc możesz kliknąć zapisz zmiany w swoim spotkaniu i… gotowe!

Teraz sprawdźmy, w jaki sposób nasza automatyzacja działa 🙂 Niech dzieje się magia 😉

Przejdź do view live page i zamów sobie testowo konsultację 🙂

Tak to wygląda w moim profilu po zakończeniu konfiguracji.

Kiedy zamówisz konsultację wyświetli Ci się ekran końcowy, który wygląda właśnie tak:

Widok potwierdzenia zamówienia konsultacji.

Jak to wygląda z poziomu osoby, która zamawia konsultację? Pokazuję Ci printscreen z maila, który otrzyma osoba zapisana na konsultację:

Widok maila u osoby, która zamówiła konsultację.

Jak to wygląda u Ciebie? Sprawdź widok maila, który otrzymasz jako potwierdzenie zamówienia konsultacji:

Widok maila u organizatora.

W widoku kalendarza wygląda natomiast tak:

Widok kalendarza.

W potwierdzeniu znajdziesz bezpośredni link do spotkania w zoom, w który w dzień spotkania wystarczy kliknąć i który to przeniesie Cię do okna rozmowy z osobą,

Podsumowanie

Jak widzisz powyżej, zautomatyzowanie konsultacji w swoim biznesie to nie jest bardzo trudny proces. Może być on nieco pracochłonny, ale nie powinnaś mieć problemu z jego wdrożeniem. Na początku zastanów się, jaką funkcję powinien on spędzać w Twoim biznesie, a następnie rozpisz sobie wszystkie czynności, które trzeba wykonać krok po kroku.

A jeżeli chcesz jeszcze bardziej zautomatyzować swoją pracę to te wpisy może Cię zainteresować:

Z wykształcenia jestem inż. metalurgii, od 2017 roku pracuję jako wirtualna asystentka. Zarabiam, pracując w domu. Na blogu znajdziesz informacje o tym, jak rozpocząć i prowadzić biznes wirtualnej asystentki. Dzielę się również sposobami na organizację pracy zdalnej i opowiadam o tym jak połączyć pracę zdalną z macierzyństwem.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Pin It on Pinterest

Share This