5 narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu

Często dostaje pytania jak ja pamiętam o tych wszystkich zadaniach, które mam wykonać dla rożnych klientów i się w tym wszystkim odnajduję.

Odpowiedź jest prosta: korzystam z najlepszych narzędzi online  do których mam dostęp na wielu urządzeniach, nie ważne czy w ręku mam laptopa, telefon czy tablet. Dzięki temu wypracowałam sobie odpowiedni system pracy, który pozwala mi pracować mobilnie. I ja dzisiaj chcę podzielić się z Tobą tą listą narzędzi online, które pomogą w prowadzeniu Twojego biznesu 🙂

Jeśli jesteś gotowa zabrać się do pracy już teraz i zacząć używać przydatnych, sprawdzonych i bezpłatnych narzędzi, dzięki którym usprawnisz swoją pracę – ten post jest zdecydowanie dla Ciebie!

1. Asana

W sieci znajdziesz mnóstwo opinii, które określają asanę jako narzędzie do grupowego zarządzania projektami i to jest stu procentowa prawda. Ale Asana to coś więcej, to rozbudowane narzędzie do kompleksowego zarządzania sobą, swoja pracą, firmą, blogiem czy obowiązkami domowymi. Jeśli poświęcisz trochę czasu po to aby nauczyć się na niej pracować, będzie ona jednym z ważniejszych narzędzi online w twoim biznesie.

W jaki sposób możesz korzystać z Asany?

• tworzenie list zadań- codziennych, tygodniowych, miesięcznych list, do których możesz dodawać informacje, daty wykonania, opisy, określać tagi itp. Możesz przenieść swoje papierowe listy zadań do Asany, mieć wszystko w jednym miejscu i przestać martwić się tym, że o czymś zapomniałaś;- zarządzanie projektami – określone działania z dłuższym terminem wykonania są tym do czego Asana została stworzona. Masz mnóstwo możliwości pracy nad projektami, począwszy od wyboru widoku: listy lub tablicy.

• możesz dodać swoich współpracowników do danego projektu, dzielić się projektami dodając osoby do tzw. follow- dzięki czemu dana osoba będzie mogla obserwować jego postęp, wykonanie, oraz komentować.
• możesz dodawać załączniki, komentarze, tagi, kolory, daty wykonania, linki, delegować zadania dla osobom związanym z danym projektem;

• organizowanie spotkań biznesowych – możesz utworzyć plany spotkań biznesowych, dodawać treści oraz dokumenty, które na danym spotkaniu będą poruszane, Możesz wprowadzać porządek spotkań biznesowych/agendę, dodawać uczestników spotkań tak, aby każdy mógł się zapoznać z tematem i dokumentami danego spotkania przed, w trakcie a także po jego zakończeniu;

• przeprowadzanie burzy mózgów- możesz to osiągnąć przez wprowadzanie jednego dnia w tygodniu lub miesiącu, w którym każdy współpracownik będzie mógł dodać kreatywny pomysł związany z firmą. Dzięki Asanie wszystko będzie przechowane w jednym miejscu, i dostępne dla oznaczanych osób;

• planowanie kalendarza treści – możesz używać Asany do content marketingu, planowania publikacji, tworzenia projektów. Wystarczy, że potem dodasz do nich daty i możesz kreować kalendarz publikacji;

• launch produktów- ustal krok po kroku plan launchu nowych produktów, z dokładnymi datami i opisem zadań. Następnie z pomocą Asany wcielaj go w życie krok po kroku, zadanie za zadaniem, aż do osiągnięcia celu;

• komunikacja w zespole – Asana umożliwia komunikowanie się poszczególnych współpracowników w obrębie danego projektu. Fajne jest to, że nie trzeba opuszczać Asany, żeby wysłać maila, bo tak naprawdę nie trzeba tych maili wysyłać wcale. Wystarczy kliknięcie w okienko konwersacji pod danym projektem i gotowe.

Powyższe przykłady to tylko kilka zastosowań Asany w biznesie.

Można stworzyć w niej prawie wszystko a ograniczeniem jest tylko nasza wyobraźnia. Chciałam pokazać, że Asana to świetne narzędzie, które przede wszystkim pomaga. Wiadomo, nie wykona za nas naszej pracy ale pomoże lepiej nią zarządzać. Oczywiście na początku trzeba wszystko skonfigurować, ale później owocuje to świetnym wsparciem i pół-automatyzacją.

Dodam tylko, że Asana jest bezpłatna do 15 osób w organizacji i ta bezpłatna wersja w zupełności wystarcza właścicielom małych biznesów.

2. Trello

Narzędzie, które pozwala na zarządzanie wirtualnymi notatkami. Trello podobnie jak Asana to narzędzie do zarządzania projektami. W odróżnieniu od Asany (w której możesz Tworzyć swoje projekty w listach) Trello stawia na rozwiązanie w formie tablic. Jeśli jesteś fanką używania małych karteczek i zapisywania wszystkiego na nich to rozwiązanie przypadnie Ci do gustu.

Jak możesz wykorzystać możliwości Trello?

– tworzyć tablice – każda tablica to może być osobny projekt lub zbiór projektów. Kiedy zaczynasz nowy projekt od podstaw najpierw tworzysz tablice, potem listy a następnie wprowadzasz zadania do listy “do zrobienia”. Kiedy wykonujesz dane zadanie możesz przenieść je do listy „pracuję nad tym” a gdy zadanie zostanie wykonane możesz przenieść je do listy „wykonano”. W ten sposób twoje działania są od razu widoczne na tablicy więc jeśli jesteś wzrokowcem jest to dodatkową zaletą;

– dodawać osoby, współpracowników do tablic i dzielić się z nimi postępem swoich prac;

– komunikować się wewnątrz Trello;

– do każdego zadania możesz dodać checklistę i w miarę postępu prac możesz odhaczać poszczególne etapy;

– Trello możesz wykorzystać również jako tablice inspiracji i kontentu na bloga, czy firmową stronę;

– możesz wykorzystać tablice również do przechowywania ciekawych linków, artykułów, stron, inspiracji, planów wakacyjnych, przepisów, dodatków do domu, rzeczy dla dzieci, Twoich celów, tak naprawdę wszystkiego co tylko wymyślisz.

Zaletą Trello jest to, że interfejs posiada język polski. Oczywiście narzędzie w podstawowym pakiecie jest darmowe, co w zupełności wystarcza w codziennym jego użytkowaniu.

3. Toggl

Jest to kolejne darmowe super narzędzie. Możesz je wykorzystać do mierzenia czasu wykonywanych przez siebie zadań. Czas w Toggl możesz mierzyć na dwa sposoby:

– automatycznie – dodajesz projekt, nazwę zadania, dane klienta i w momencie rozpoczęcia pracy wciskasz start, a po zakończeniu danego zadania naciskasz stop;

– manualnie – ustawiasz parametry i określony czas pracy nad danym projektem (może być to odcinek czasu w przeszłości, lub czas, który dopiero planujesz przeznaczyć na daną czynność).

Toggl jest szczególnie przydatny i fajny dla osób, które pracują zdalnie i same sobie muszą mierzyć czas pracy a nie chcą używać skomplikowanych narzędzi.

Interfejs Toggl jest bardzo intuicyjny, pozwala bardzo szybko zapoznać się z obsługą tej aplikacji i zachęcić do rozpoczęcia na niej pracy. W bezpłatnej wersji, która jest całkowicie wystarczająca możemy:

– stworzyć projekt,

– dodać zadania do projektu,

– dodać klientów, nad których zadaniami pracujemy,

– tworzyć raporty z naszej pracy,

– ściągać i drukować raporty za pomocą kilku kliknięć.

Bardzo polecam to narzędzie, ponieważ naprawdę świetnie pokazuje nasz czas pracy, fajnie pracuje w tle, jest bardzo przyjazne i nie wymaga od nas dużo uwagi. W opcjach premium jest o wiele więcej dodatków, które dodatkowo ułatwiają pracę (np. można dodać cenę/godz pracy, ustawić prezentację godzin np. w 15-minutowych segmentach, można śledzić swój czas spędzony na poszczególnych stronach internetowych itp.)

4. Zapier

Zapier to moje najnowsze odkrycie. Jest to narzędzie, które pozwala łączyć ze sobą różne aplikacje za pomocą tzw. workflows i automatyzować monotonne czynności, tak aby pracowały w tle i oczywiście oszczędzały nasz czas.

Zapier jest to aplikacja, która skleja inne narzędzia niewidzialnym klejem. W tej chwili możesz tworzyć zapy z ponad 750 innych aplikacji. Jak działa Zapier? Pozwala tworzyć tunel pracy, który zaczyna się za pomocą tzw. trigger czyli spustu. W chwili kiedy spełnione zostają warunki przez nas narzucone zapier przystępuje do pracy i tworzy określone przez nas akcje.

Ok, wiem to brzmi strasznie trudno i nieprzystępnie, ale naprawdę nie jest aż tak trudne do opanowania. Pozwól mi podać przykład:

-dostajesz dużo maili z załącznikami i każdy z załączników zapisujesz na Dropboxie lub Google drive. Więc za każdym razem, gdy dostajesz emial otwierasz go i poszczególny załącznik zapisujesz. Za pomocą Zapier tworzysz zapa. Za każdym razem, gdy dostaniesz maila załącznik zapisze się automatycznie sam na określonej przez Ciebie lokalizacji, oszczędzając Twój czas,

– tworzyć zapy można naprawdę z wielu aplikacji. Cały proces tworzenia zapów można bardzo mocno spersonalizować właśnie po to, aby jak najlepiej wykorzystać możliwości tego narzędzia.

W darmowym pakiecie zapier możesz utworzyć 20 zapów w miesiącu. Masz w czym wybierać. Zapier integruje się z ponad 750 innymi narzędziami. Polecam wypróbować jego działanie.

5. Evernote

Tego narzędzia chyba nie muszę nikomu przedstawiać. Evernote jest moim zdaniem najlepszą darmową aplikacją do zarządzania treścią: tworzenia notatek, zadań, zapisywania przydatnych artykułów na później, dodawania spotkań itp. Super rozwiązaniem jest dla mnie synchronizacja na różnych urządzeniach. Często korzystam z Evernote na telefonie, gdzie zapisuję notatki, listy zadań, wszystko co przychodzi mi do głowy.

Evernote posiada rozszerzenie na przeglądarkę Chrome, gdzie można to rozszerzenie zainstalować, a potem używać go do zapisywania przydatnych artykułów.

Bardzo polecam to narzędzie szczególnie kobietom zabieganym, które nie zawsze maja pod ręką kartkę papieru ale swój smartfon już tak. Łatwe, przyjemne w obsłudze i również integralne z zapier. Możesz więc stworzyć sobie zapa w którym dodana przez Ciebie notatka w Evernote utworzy projekt w Asanie lub Trello. Automatycznie bez Twojego udziału zaoszczędzisz chwilę swojego cennego czasu.

Oczywiście jak pozostałe narzędzia Evernote jest darmowy w podstawowych właściwościach. Płatne plany dodają więcej fajnych opcji jak np. większą pojemność, przesyłanie maili do aplikacji, wyszukiwanie informacji w dokumentach i pdf, skanowanie wizytówek i inne.

Podsumowanie

Na rynku istnieje ogromny wybór narzędzi do zarządzania zadaniami, projektami i czasem. Dzisiaj chciałam przedstawić pokrótce te kilka podstawowych, które mają BEZPŁATNE wersje, po to abyś mogła zacząć ich używać. Moim zdaniem są one łatwe w obsłudze, intuicyjne i warto się z nimi zapoznać. Mam nadzieję, że zaciekawiłam Cię tym tematem i rozbudziłam w Tobie potrzebę zapoznania się z powyższymi narzędziami.

Nie musisz używać żadnych narzędzi do automatyzacji pracy. Projekty możesz pisać w notatniku, zadania możesz notować na karteczkach, czas możesz śledzić na zegarku. Chcę Ci pokazać, że gdy jesteś gotowa przenieść swój biznes na kolejny etap to praca z użyciem tych narzędzi będzie idealna.

Jeśli chciałabyś dowiedzieć się więcej o tych narzędziach zapisz się na mój newsletter i odbierz prezent, a kolejny artykuł z tej serii prześlę Ci na skrzynkę mailową.

Pozdrawiam, Kasia